Een strategisch marketingplan helpt tegen vergadercultuur

Vergaderen is een noodzakelijk middel om zaken, die nog niet helemaal duidelijk zijn, af te stemmen. Nu las ik laatst in het blad Management Team een artikel over de kosten van vergaderen. Het artikel lokte allerlei reacties uit zoals iemand die adviseerde om geen stoelen te gebruiken onder het motto 'als mensen moe worden, houden ze vanzelf op met vergaderen'.

Mijn insteek is een hele andere. Ik heb goede ervaringen met het voorkomen dat er zoveel afgestemd (=vergaderd) moet worden. Dit bereik je door eens goed te kijken naar de noodzaak van bepaalde activiteiten in het bedrijf. Herkent u bijvoorbeeld de vele bezoekers die een rondleiding moeten krijgen in uw bedrijf? Dat kan van veel mensen een heleboel tijd kosten. Zijn dat allemaal strategische klanten, of krijgen ze allemaal dezelfde, koninklijke behandeling.

En wat blijkt bij een dergelijk analyse vaak: zaken die niet belangrijk zijn voor het lange-termijn succes van het bedrijf, worden toch uitgevoerd. Als je hierin een keuze durft te maken heb je tijd over. Een strategisch marketingplan helpt, maar dan wel één die concreet is en waarin die keuzes gemaakt worden.

Probeer het maar eens. Alle praktische tips om een vergadering kort te houden, zijn dan niet meer nodig, want u vergadert eenvoudigweg veel minder vaak en met minder mensen. U hoeft ook niet zo veel tijd uit te trekken om elkaar te overtuigen, want het strategisch marketingplan geeft de meeste tijd antwoord.

Voorbeeld uit de praktijk: het strategisch marketingplan gaf aan dat er geen reden was voor een wekelijks overleg van 1 uur, die door de frequentie en de duur vooral erg operationeel was. Dit overleg werd vervangen door een maandelijks overleg van 2 uur, waarin elke keer een thema werd besproken. De waardering voor dit nieuwe overleg schoot omhoog van 'onvoldoende' naar 'goed'. Het operationele werk bleef op niveau.